Una ONG, una fundación o una cooperativa no rinde cuentas a un dueño: rinde cuentas a cada donante por el dinero que ese donante entregó, y a un auditor externo que revisa que así fue. Un sistema contable comercial, pensado para una empresa con una sola bolsa de dinero, no puede responder la pregunta que hace todo donante: "¿en qué se gastó mi aporte?". Esta guía explica qué es la contabilidad por fondos y qué debe hacer el sistema para que la respuesta salga en minutos.
Qué es un fondo
Un fondo es una bolsa de dinero con reglas propias: quién lo aportó, para qué proyecto, en qué período y con qué restricciones. Los fondos restringidos sólo pueden gastarse en lo que el donante autorizó; los no restringidos financian la operación general. Cada transacción de la organización pertenece a un fondo, y el sistema debe obligar a indicarlo: un gasto sin fondo es un gasto que nadie podrá justificar después.
Las tres dimensiones de cada transacción
| Dimensión | Responde a | Ejemplo |
|---|---|---|
| Fondo / donante | ¿De quién es el dinero? | Convenio 2026 con la agencia X |
| Proyecto | ¿Para qué se ejecuta? | Agua segura en tres municipios |
| Centro de costo / línea presupuestaria | ¿En qué rubro se gastó? | Transporte, materiales, personal |
Con esas tres dimensiones en cada asiento, el sistema puede producir el informe financiero al donante, la ejecución presupuestaria por proyecto y el estado de resultados de la organización a partir de los mismos datos, sin reclasificar nada a mano en una hoja de cálculo.
Presupuesto por concesión
Cada convenio con un donante trae un presupuesto aprobado por rubro y por período. El sistema debe cargar ese presupuesto, comparar la ejecución contra él en tiempo real y avisar antes de que un rubro se sobregire. Pedir una modificación presupuestaria a tiempo es un trámite; explicar un sobregiro después es un hallazgo de auditoría.
Lo que pide el auditor externo
- Libros completos: diario, mayor, balanza de comprobación y estados financieros por período, con los asientos numerados y sin huecos.
- Trazabilidad desde el estado financiero hasta el comprobante: cada saldo debe poder abrirse hasta la factura o el recibo que lo respalda.
- Conciliaciones bancarias mensuales, cuenta por cuenta y por fondo cuando el donante exige cuenta separada.
- Activo fijo con su donante de origen, ubicación, custodio y depreciación, porque los bienes comprados con fondos de un proyecto suelen tener reglas de propiedad al cierre.
- Bitácora de cambios: quién modificó qué y cuándo. Un asiento editado sin rastro invalida la confianza en todos los demás.
Informes que deben salir en un clic
- Informe financiero por donante, en el formato y la moneda del convenio.
- Ejecución presupuestaria por proyecto y por rubro, con porcentaje y saldo disponible.
- Estado de situación financiera y de actividades de la organización, consolidando todos los fondos.
- Cuentas por rendir de empleados y anticipos a proyectos.
- Reportes para el ente regulador del país, con las retenciones y obligaciones que apliquen.
Cómo lo resolvemos
Nuestro sistema de contabilidad institucional nació dentro de una organización con varios donantes y un auditor exigente: cada transacción lleva fondo, proyecto y centro de costo desde el momento en que se captura, el presupuesto por concesión se controla al registrar el gasto, y los informes al donante salen del sistema y no de una hoja de cálculo. Pida una demostración con la estructura de sus propios convenios.