Contabilidad Institucional
Una fundación, una ONG o una cooperativa tiene una exigencia que una empresa común no tiene: cada gasto pertenece a un fondo, a un proyecto y a un donante, y al final del año alguien va a auditar exactamente eso. Los sistemas contables genéricos obligan a resolverlo con hojas de cálculo paralelas. Este no.
Lo que pasa hoy
Cuando la contabilidad no distingue fondos restringidos, el reporte al donante se arma a mano, el presupuesto por concesión se descuadra y la auditoría se convierte en semanas de reconstrucción documental.
Cómo lo resolvemos
El fondo, el proyecto, el donante y el centro de costo son parte de la partida contable, no un comentario. Cada reporte comparativo por fuente de financiamiento sale del mismo libro, sin re-armar nada.
Cuatro decisiones de diseño
Fondos restringidos de verdad
La restricción del fondo vive en la contabilidad. El sistema sabe qué se puede pagar con qué dinero y deja constancia de ello en cada asiento.
Presupuesto por concesión
Presupuesto y ejecución por proyecto y por donante, con la comparación disponible en cualquier momento y no sólo al cierre.
Listo para el auditor
Libro diario y mayor, balanza, estados financieros y reportes comparativos por fuente de financiamiento, exportables a Excel y PDF.
Beneficiarios y ayuda social
Registro de beneficiarios, campañas y ayudas entregadas, ligado a la contabilidad y al proyecto que las financió.
Módulos del sistema
Se implementan por etapas. No hace falta tomarlos todos desde el principio.
Catálogo de cuentas
Plan contable configurable, con niveles y cuentas de movimiento.
Asientos y pólizas
Registro manual y automático, con partida doble validada.
Centros de costo
Distribución del gasto por área, programa o sede.
Activo fijo
Alta, depreciación y baja de bienes, con su efecto contable.
Caja chica
Fondos, reposiciones y liquidaciones con soporte documental.
Proyectos y concesiones
Presupuesto y ejecución por proyecto, con vigencia y responsable.
Donantes y donaciones
Origen de cada fondo y su restricción de uso.
Campañas
Recaudación por campaña, con su rendición correspondiente.
Beneficiarios
Padrón de beneficiarios con su historial de atención.
Ayuda social
Entregas y apoyos otorgados, ligados al proyecto que los financia.
Clientes y facturación
Ingresos propios de la organización con su documentación fiscal.
Productos e inventario
Bienes y suministros administrados por la organización.
Tablero y reportes
Indicadores de ejecución y reportes comparativos por fuente.
Roles y auditoría
Permisos granulares por recurso y registro automático de cambios.
Lo que suelen preguntarnos
¿Sirve para una cooperativa, no sólo para ONG?
Sí. La lógica de fondos, centros de costo y presupuesto aplica igual a cooperativas y a fundaciones. Hemos trabajado con ambos tipos de organización en Honduras.
¿Puedo migrar mi contabilidad actual?
Sí. La carga inicial incluye catálogo de cuentas, saldos de apertura y catálogos maestros. Lo habitual es arrancar al inicio de un período contable para no partir el ejercicio.
¿Genera los estados financieros que pide el auditor?
Genera libro diario, libro mayor, balanza de comprobación y estados financieros, además de los reportes comparativos por fuente de financiamiento que suele pedir el donante.
¿Está en la nube o se instala en mi servidor?
Ambas opciones existen. La versión en la nube la administramos nosotros; la versión instalada corre en el servidor de la organización. La decisión suele depender de las políticas del donante principal.
Vea Contabilidad Institucional funcionando
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