Una fundación, una ONG o una cooperativa tiene una exigencia que una empresa común no tiene: cada gasto pertenece a un fondo, a un proyecto y a un donante, y al final del año alguien va a auditar exactamente eso. Los sistemas contables genéricos obligan a resolverlo con hojas de cálculo paralelas. Este no.
Cuando la contabilidad no distingue fondos restringidos, el reporte al donante se arma a mano, el presupuesto por concesión se descuadra y la auditoría se convierte en semanas de reconstrucción documental.
El fondo, el proyecto, el donante y el centro de costo son parte de la partida contable, no un comentario. Cada reporte comparativo por fuente de financiamiento sale del mismo libro, sin re-armar nada.
La restricción del fondo vive en la contabilidad. El sistema sabe qué se puede pagar con qué dinero y deja constancia de ello en cada asiento.
Presupuesto y ejecución por proyecto y por donante, con la comparación disponible en cualquier momento y no sólo al cierre.
Libro diario y mayor, balanza, estados financieros y reportes comparativos por fuente de financiamiento, exportables a Excel y PDF.
Registro de beneficiarios, campañas y ayudas entregadas, ligado a la contabilidad y al proyecto que las financió.
Se implementan por etapas. No hace falta tomarlos todos desde el principio.
Plan contable configurable, con niveles y cuentas de movimiento.
Registro manual y automático, con partida doble validada.
Distribución del gasto por área, programa o sede.
Alta, depreciación y baja de bienes, con su efecto contable.
Fondos, reposiciones y liquidaciones con soporte documental.
Presupuesto y ejecución por proyecto, con vigencia y responsable.
Origen de cada fondo y su restricción de uso.
Recaudación por campaña, con su rendición correspondiente.
Padrón de beneficiarios con su historial de atención.
Entregas y apoyos otorgados, ligados al proyecto que los financia.
Ingresos propios de la organización con su documentación fiscal.
Bienes y suministros administrados por la organización.
Indicadores de ejecución y reportes comparativos por fuente.
Permisos granulares por recurso y registro automático de cambios.
Qué es un fondo, las tres dimensiones de cada transacción (donante, proyecto, rubro), el presupuesto por concesión y los informes que un auditor externo y un donante esperan encontrar.
Sí. La lógica de fondos, centros de costo y presupuesto aplica igual a cooperativas y a fundaciones. Hemos trabajado con ambos tipos de organización en Honduras.
Sí. La carga inicial incluye catálogo de cuentas, saldos de apertura y catálogos maestros. Lo habitual es arrancar al inicio de un período contable para no partir el ejercicio.
Genera libro diario, libro mayor, balanza de comprobación y estados financieros, además de los reportes comparativos por fuente de financiamiento que suele pedir el donante.
Ambas opciones existen. La versión en la nube la administramos nosotros; la versión instalada corre en el servidor de la organización. La decisión suele depender de las políticas del donante principal.
Le mostramos el sistema con datos de ejemplo y conversamos sobre su operación concreta. Sin compromiso y sin presentación de ventas.