Vitalis Care no es un expediente clínico al que después se le añadió una caja. Es un ERP hospitalario donde el dinero y el acto médico están unidos desde el diseño: cada cargo nace de una orden médica real y ninguna cuenta puede alterarse por fuera del motor de facturación. Hoy opera en producción en un hospital de especialidades con más de setenta médicos.
En la mayoría de los hospitales pequeños y medianos la información vive partida: la farmacia en un sistema, la caja en una hoja de cálculo, el expediente en papel y la contabilidad en otro programa. Al cierre de mes nadie puede decir con certeza cuánto se facturó, cuánto se perdió en fugas de inventario ni qué médico generó qué honorarios.
Un solo sistema, una sola base de datos y un motor de facturación blindado. Los cargos entran por el módulo que corresponde —farmacia, laboratorio, quirófano, hospitalización— y el total de la cuenta se recalcula siempre por la misma vía, protegida a nivel de base de datos.
Veinticinco disparadores en la base de datos impiden que un total se modifique por fuera del motor de facturación. No es una convención de equipo: es una restricción que el motor de base de datos hace cumplir.
CAI, correlativos autorizados, ISV, notas de crédito y débito, y el reporte para la declaración ante el SAR. La factura sale conforme desde el primer día.
La cuenta hospitalaria acumula cargos de todos los servicios y al cerrarse alimenta cuentas por cobrar, seguros y los reportes gerenciales sin re-digitar nada.
Quién hizo qué, cuándo y desde dónde. Indispensable cuando se maneja inventario controlado y dinero en efectivo en varios turnos.
Se implementan por etapas. No hace falta tomarlos todos desde el principio.
Agenda por médico, preclínica, consulta y cobro en un mismo recorrido.
Ingreso, censo de camas, evolución y cargos automáticos por día-cama y servicios.
Atención inmediata con control de insumos críticos y reposición del carro.
Programación de sesiones, control de insumos y facturación por tratamiento.
Órdenes, toma de muestra, resultados y entrega, ligados a la cuenta del paciente.
Órdenes, asignación de radiólogo y honorarios por estudio informado.
Despacho por receta, venta directa al público y facturación fiscal en el mismo punto.
Control de medicamento consignado y trazabilidad de lo despachado por receta.
Múltiples bodegas, movimientos internos, requisiciones, despachos y devoluciones.
Requisición, orden de compra, recepción y crédito fiscal del ISV pagado.
Apertura y cierre de caja por turno, arqueo y la cuenta acumulada del paciente.
Créditos, abonos y saldos de pacientes y empresas, con recibos correlativos.
Honorarios médicos y alquiler de equipo, con liquidaciones y comprobantes.
Convenios, coberturas, deducibles y facturación a aseguradoras.
Registro de cuentas bancarias, depósitos y conciliación de movimientos.
Personal, turnos y expediente laboral del equipo del hospital.
Ventas, caja, farmacia, cartera y producción médica, exportables.
Roles granulares por módulo y bitácora completa de acciones.
Cuenta hospitalaria, cargos automáticos desde farmacia y laboratorio, facturación con CAI, preautorizaciones y conciliación con aseguradoras, y por qué los totales deben protegerse en la base de datos.
Por módulos. Lo habitual es arrancar con farmacia, caja y facturación —que es donde el hospital recupera dinero de inmediato— y luego incorporar hospitalización, laboratorio e imagenología. Cada etapa queda operando antes de empezar la siguiente.
Depende del alcance y de qué tan ordenados estén los catálogos actuales. Un arranque enfocado en farmacia, caja y facturación suele tomar entre cuatro y ocho semanas, incluyendo carga inicial, capacitación y acompañamiento en producción.
En un servidor privado del propio hospital, no en un hosting compartido. Los datos son del hospital, siempre. Entregamos respaldos y, si algún día decide dejar de trabajar con nosotros, se lleva su base de datos completa.
Sí. Maneja CAI, rangos autorizados, correlativos, ISV, notas de crédito y débito, y genera el reporte mensual para la declaración. El sistema avisa cuando el CAI está por vencerse o agotarse.
Le mostramos el sistema con datos de ejemplo y conversamos sobre su operación concreta. Sin compromiso y sin presentación de ventas.