Para emitir facturas válidas en Honduras un negocio necesita tres cosas en orden: estar inscrito en el RTN, tener una autorización de documentos fiscales (CAI) vigente y emitir cada factura con el correlativo y los datos que exige el reglamento. Esta guía explica cada paso, qué se tramita ante el SAR y qué debe hacer el sistema de facturación para que nada quede fuera.
1. El RTN: sin él no hay nada
El Registro Tributario Nacional identifica al contribuyente ante el Servicio de Administración de Rentas (SAR). Lo obtiene tanto el comerciante individual como la sociedad mercantil, y hoy el trámite se inicia en la Oficina Virtual del SAR. El RTN tiene 14 dígitos y aparece impreso en todas sus facturas; también es el dato que sus clientes le pedirán cuando necesiten crédito fiscal.
Un detalle práctico: el sistema de facturación debe guardar el RTN de cada cliente completo, con sus 14 dígitos. Un RTN incompleto en la factura es motivo para que el cliente la rechace y para que el SAR la objete en una revisión.
2. La autorización de documentos fiscales: el CAI
El reglamento del régimen de facturación de Honduras establece que ningún documento fiscal se emite sin autorización previa del SAR. Esa autorización se materializa en la Clave de Autorización de Impresión (CAI): una cadena de 32 caracteres, separada en bloques, que viene acompañada de tres datos que definen lo que usted puede emitir:
- Rango autorizado: desde qué número hasta qué número puede facturar (por ejemplo, del 000-001-01-00000001 al 000-001-01-00005000).
- Fecha límite de emisión: el día a partir del cual ese rango deja de ser válido aunque le queden números.
- Tipo de documento: factura, nota de crédito, nota de débito, recibo, ticket u otro comprobante. Cada tipo lleva su propia autorización.
Hay dos formas de usar un CAI. La tradicional es mandar a imprimir talonarios en una imprenta inscrita en el Registro Fiscal de Imprentas. La otra, que es la que interesa a cualquier negocio que use un sistema, es registrarse como autoimpresor: el contribuyente queda autorizado para que su propio sistema genere e imprima los documentos. En ambos casos el CAI, el rango y la fecha límite deben aparecer impresos en cada factura.
Lo que se pide para ser autoimpresor
- Estar inscrito en el RTN y al día con sus obligaciones (declaraciones presentadas, sin deudas firmes).
- Solicitar la modalidad de autoimpresor y la autorización de documentos en la Oficina Virtual del SAR.
- Contar con un sistema que controle los correlativos: que no repita números, que no se salte ninguno y que se detenga cuando el rango se agote o la fecha límite pase.
El trámite lo hace el contribuyente o su contador. Lo que sí es responsabilidad del proveedor del sistema es que, con la resolución en la mano, la configuración quede correcta desde la primera venta.
3. El correlativo: 000-001-01-00000001
El número de cada factura no es libre. Está compuesto por cuatro bloques con significado:
| Bloque | Qué es | Ejemplo |
|---|---|---|
| Establecimiento | La sucursal o local que emite | 000 |
| Punto de emisión | La caja o el punto de venta dentro del local | 001 |
| Tipo de documento | 01 factura, 02 nota de crédito, 03 nota de débito... | 01 |
| Correlativo | Ocho dígitos, consecutivos, sin saltos | 00000001 |
De aquí salen los dos errores más comunes que vemos al revisar sistemas ajenos: números repetidos cuando dos cajas venden al mismo tiempo y saltos cuando una venta falla a medias. Un sistema serio bloquea el registro del CAI mientras asigna el número, y si la venta no se completa, el número no se consume.
4. Lo que la factura debe llevar
Además del CAI, el rango y la fecha límite, una factura en Honduras muestra como mínimo:
- Nombre o razón social, RTN y dirección del emisor; nombre y RTN del cliente cuando lo solicite.
- Fecha de emisión y número correlativo completo.
- Descripción de los bienes o servicios, cantidad y precio.
- Importes separados: gravado al 15 %, gravado al 18 % (bebidas alcohólicas y cigarrillos), exento, el ISV de cada tarifa y el total.
- El total en letras.
- Cuando el cliente es un comprador exonerado: número de orden de compra exenta, número de constancia de registro de exonerado y número de registro de la SAG, si aplica.
- La leyenda "La factura es beneficio de todos. Exíjala."
5. Qué pasa cuando el CAI se agota o vence
El rango se consume factura a factura, y la fecha límite llega aunque el rango no se haya terminado. Cuando ocurre cualquiera de las dos cosas, el negocio no puede facturar hasta que tenga una autorización nueva. Por eso el sistema debe avisar con anticipación: nuestro sistema de facturación e inventario alerta cuando quedan menos de cien números o menos de treinta días, y permite registrar el CAI nuevo antes de que el viejo se acabe, para que el cambio sea transparente para la caja.
6. Lista de verificación antes de la primera venta
- RTN de la empresa registrado en el sistema, con 14 dígitos.
- CAI, rango inicial, rango final y fecha límite copiados tal como aparecen en la resolución.
- Si el negocio ya venía facturando, la última factura emitida registrada para que el sistema continúe desde la siguiente y no repita números.
- Productos clasificados por tarifa: 15 %, 18 % o exento. Un producto mal clasificado descuadra la declaración de todo el mes.
- Una factura de prueba impresa y revisada renglón por renglón contra esta lista.
Si prefiere que revisemos su configuración con usted, solicite una demostración: la configuración fiscal inicial es parte de toda implementación.