En Nicaragua un negocio factura bajo las reglas de la Dirección General de Ingresos (DGI) y de la Ley de Concertación Tributaria. No existe un CAI como en Honduras: el contribuyente numera sus propios documentos, pero el sistema con el que factura debe estar autorizado por la DGI y cada factura debe llevar los datos que la ley exige. Esta guía resume lo que debe cumplir un sistema de facturación en Nicaragua y en qué va la factura electrónica.
1. El RUC y el tipo de contribuyente
Toda persona natural o jurídica con actividad económica se inscribe en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) ante la DGI. El RUC del emisor va en cada factura, y el del cliente cuando éste lo pide para acreditarse el IVA. El sistema debe guardarlo completo, tal como aparece en la cédula RUC, con sus catorce caracteres.
Un detalle que cambia todo lo demás: si el negocio está en el régimen simplificado de cuota fija, sus obligaciones de facturación e IVA son distintas de las del régimen general. Antes de configurar cualquier sistema conviene confirmar con la DGI o con el contador en qué régimen está inscrito.
2. El IVA: 15 %, desglosado
La tasa general del Impuesto al Valor Agregado es del 15 %. Hay bienes y servicios exentos (buena parte de la canasta básica, medicinas, ciertos servicios) y operaciones exoneradas por ley para determinados compradores. La factura debe mostrar por separado el valor gravado, el IVA y lo exento, y el responsable recaudador declara y entera mensualmente el IVA cobrado menos el pagado en sus compras. La lógica es la misma que la del ISV hondureño que explicamos en la guía de declaración mensual: precio de góndola con impuesto incluido, base por división y el impuesto por diferencia.
3. Autorización del sistema de facturación
La Disposición Técnica 09-2007 de la DGI (publicada en La Gaceta el 16 de julio de 2007) regula el uso de "sistemas de facturación computarizados". Quien factura con un sistema, en lugar de talonarios impresos en una imprenta autorizada, presenta una solicitud ante la Administración de Rentas que le corresponde (o la Dirección de Grandes Contribuyentes) y recibe una carta de autorización con un número. Ese número se imprime en la parte inferior derecha de cada factura. Lo que la solicitud debe contener y lo que la DGI verifica:
- Datos del sistema: nombre, lenguaje en que fue desarrollado, si el contribuyente posee los programas fuente, con qué módulos está integrado (inventario, contabilidad), nombre y RUC del proveedor, fecha de adquisición y copia de la factura o del contrato.
- Fecha de inicio: el primer día del mes en que se empezará a facturar con el sistema.
- Seguridad y respaldos: acceso controlado por usuario y clave, y respaldo diario de la información.
- Manuales: manual técnico y manual de usuario en español.
- Numeración: continuidad numérica garantizada e inalterable, diferenciando la factura de contado de la de crédito. Las sucursales numeran de forma consecutiva desde el uno, diferenciadas por una serie.
- Formalidades: nombre completo o razón social, RUC, ubicación, teléfono y nombre comercial en el encabezado; el IVA trasladado señalado por separado; y una muestra del formato de la factura adjunta a la solicitud.
- Anulaciones: la factura anulada se conserva con todas sus copias y el sello de anulado. Las devoluciones de días posteriores se documentan con nota de crédito, que además revierte el descargo del inventario.
- Plan de contingencia: un stock de facturas preimpresas con numeración distinta a la del sistema, reportada a la DGI, para facturar si falla el equipo o la energía; después se registran en el sistema con referencia a la factura manual.
- Cambios: cualquier modificación o cancelación del sistema se notifica previamente a la DGI.
El trámite lo hace el contribuyente; nuestro trabajo es que el sistema cumpla lo que se declara en la solicitud desde la primera venta: series por sucursal, correlativo bloqueado al facturar, contado y crédito diferenciados, anulaciones y notas de crédito con rastro, y el número de autorización impreso donde la DGI lo pide.
4. Datos que debe llevar la factura
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Emisor | Nombre o razón social, RUC, dirección y teléfono |
| Documento | Tipo (factura, nota de crédito, nota de débito), serie y número consecutivo, fecha |
| Cliente | Nombre y, cuando lo solicita, RUC o cédula |
| Detalle | Descripción, cantidad, precio unitario, descuentos |
| Importes | Subtotal gravado, exento, IVA 15 % y total; total en letras |
| Condición | Contado o crédito; forma de pago |
5. La factura electrónica de la DGI
La DGI viene desplegando la factura electrónica de forma gradual y por autorización: el contribuyente se autoriza, emite documentos electrónicos con la estructura que define la administración y éstos se validan en línea. Los grupos obligados y los calendarios los publica la DGI; cualquier fecha que le den fuera de ahí es una suposición. Nuestra recomendación es la misma que en Honduras: cumpla hoy de manera impecable el régimen vigente (autorización del sistema, numeración, IVA desglosado) con un sistema que tenga la capa fiscal aislada, para que la emisión electrónica se agregue como una etapa sin cambiar la operación de la caja.
6. Lo que un sistema debe hacer distinto en Nicaragua
- Identificación fiscal RUC de catorce caracteres alfanuméricos, no un RTN numérico.
- Impuesto llamado IVA, tasa única del 15 %, sin la segunda tarifa hondureña.
- Numeración por series propias (por ejemplo A-00000001), consecutiva desde el uno por sucursal, sin rango autorizado ni fecha límite; el número de la carta de autorización de la DGI impreso en cada factura.
- Moneda en córdobas (C$), con el total en letras en córdobas.
- Departamentos y municipios de Nicaragua en clientes y sucursales.
Todo eso es configuración de país en nuestro sistema de facturación e inventario: la misma caja, el mismo inventario y los mismos reportes que en Honduras, con las reglas de la DGI. Si opera en Nicaragua o en los dos países, solicite una demostración y véalo con sus productos.