En un negocio pequeño el inventario no se pierde de golpe: se evapora. Una lata que se cobra como una unidad cuando salió media docena, una devolución que nunca volvió al estante, una transferencia entre sucursales que se anotó en un cuaderno. Al final del año la diferencia entre lo que compró y lo que vendió no cuadra y nadie sabe por qué. Esta guía es una lista de las decisiones que evitan eso, con lo que el sistema debe hacer por usted en cada una.
1. Un código por producto, y por presentación
El primer descuadre nace en el catálogo. "Aceite 443 ml", "aceite pequeño" y el código de barras del mismo aceite no pueden ser tres productos. Cada artículo lleva un código único y, cuando se vende por caja y por unidad, el sistema debe conocer cuántas unidades trae el empaque para que vender una caja descuente doce y no una.
En ferretería el problema es la unidad de medida: cable por metro, varilla por quintal, tornillos por libra. Un sistema que sólo cuenta enteros obliga a inventar códigos. El nuestro permite marcar, producto por producto, cuáles se venden en fracciones; el resto sigue exigiendo cantidades enteras, que es lo que impide que un cajero registre 0.9 latas de gaseosa.
2. Toda entrada con su compra, toda salida con su venta
El inventario sólo es confiable si cada movimiento tiene un documento detrás. Las entradas entran por una compra registrada (con la factura del proveedor, que además le da crédito fiscal en el ISV); las salidas salen por una factura. Lo que no encaja en ninguna de las dos categorías es un ajuste, y un ajuste tiene que decir quién lo hizo, cuándo y por qué. Si el sistema permite "corregir el stock" sin dejar rastro, el inventario es una opinión.
3. El kardex: la historia de cada producto
El kardex es la lista cronológica de movimientos de un artículo: compras, ventas, devoluciones, transferencias y ajustes, con la existencia después de cada uno. Es el reporte que responde la pregunta "¿dónde se fueron las 40 bolsas de cemento?" en dos minutos en vez de en una discusión. Un sistema sin kardex por producto no controla inventario; sólo muestra un número.
4. Inventario valorizado, no sólo contado
Saber que tiene 300 unidades no sirve para tomar decisiones; saber que tiene L 48,000 en mercadería, de los cuales L 12,000 llevan seis meses sin moverse, sí. El sistema debe poder valorizar la existencia al costo a cualquier fecha y mostrar qué productos rotan y cuáles no. En farmacia, además, la fecha de vencimiento por lote es la diferencia entre vender y botar.
5. Sucursales: existencia propia y visión consolidada
Cuando hay más de un local, cada uno necesita su propio stock y sus propias transferencias documentadas. El error clásico es una existencia única "compartida" que nadie sabe en qué sucursal está físicamente. Las transferencias entre sucursales deben descontar en una y sumar en la otra en la misma operación, y quedar en el kardex de ambas.
6. La carga inicial: el conteo que nadie quiere hacer
Ningún sistema arranca con inventario correcto si el primer conteo es aproximado. Recomendamos cerrar un día, contar por estante con dos personas y cargar el conteo como carga inicial en el sistema, no como ventas o compras ficticias. A partir de ese momento el kardex tiene un punto de partida verificable. Si ya tiene el inventario en una hoja de cálculo o en otro sistema, nuestro módulo de importación lo ordena y lo carga sin volver a teclear.
7. Alertas que llegan antes del problema
Existencia mínima por producto, productos sin movimiento, diferencias entre lo contado y lo registrado. Las alertas no reemplazan al dueño, pero le ahorran descubrir en diciembre lo que pasó en marzo.
Qué mirar en un sistema para pulpería, ferretería o farmacia
| Necesidad | Lo que debe tener el sistema |
|---|---|
| Vender rápido en el mostrador | Búsqueda por código de barras, nombre o código; multipago en una factura |
| Cumplir con el SAR | CAI, correlativos y tarifas de ISV separadas, desde la primera venta |
| Empaques y fracciones | Unidades por empaque; venta por peso o medida sólo donde se autorice |
| Saber qué pasó | Kardex por producto y ajustes con auditoría |
| Más de un local | Stock por sucursal, transferencias y reporte consolidado |
| Créditos a clientes | Cuentas por cobrar con límite de crédito, abonos y estado de cuenta |
| Empezar sin volver a teclear | Carga inicial e importación desde hoja de cálculo |
Todo lo de la tabla está en nuestro sistema de facturación e inventario, construido para el comercio hondureño. Pida una demostración con los productos de su propio negocio.